Wystąpienie do Marszałka Województwa i Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie udostępniania dokumentacji osobowo-płacowej przez archiwa państwowe z dnia 2022-09-19.
Wystąpienie do Marszałka Województwa i Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie udostępniania dokumentacji osobowo-płacowej przez archiwa państwowe.
Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpływają skargi dotyczące stosowania przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które dotyczą m.in. udostępniania dokumentacji osobowo-płacowej przechowywanej przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie przechowywania tej dokumentacji.
Skarżący zwracają uwagę na problem z udostępnianiem dokumentacji osobowej i płacowej, która jest niezbędna do przedłożenia ZUS w celu nabycia w większym wymiarze świadczenia emerytalnego. Obowiązujące przepisy, tj. art. 15 ust. 2a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w zw. z § 28 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe przewidują bowiem, że do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego należy przedstawić poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię dokumentów dotyczących okresów składkowych i nieskładkowych, a także wysokości wynagrodzenia, przychodu, dochodu i uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń wydawanych przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. W sytuacji, gdy nie można ustalić/udowodnić podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy, za podstawę wymiaru składek przyjmuje się zaś kwotę minimalnego wynagrodzenia pracowników. Jak wynika z sygnalizowanych Rzecznikowi problemów, czas rozpatrywania wniosków o udostępnienie tej dokumentacji jest niekiedy znacznie wydłużony.
RPO podkreślił, że dostęp do zgromadzonych przez podmioty uprawnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, dokumentów, powinien zostać umożliwiony bez zbędnej zwłoki. Należy bowiem wskazać, że prawo dostępu do dokumentów i zbiorów danych jest prawem gwarantowanym w art. 51 ust. 3 Konstytucji.
W opinii Rzecznika system przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, od uzyskania której uzależniona jest wysokość świadczenia emerytalnego, nie jest w pełni skuteczny i w konsekwencji prowadzi do nierównego traktowania osób ubezpieczonych - na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którym ta możliwość została ograniczona lub odebrana, co należy uznać za niezgodne z art. 32 w związku z art. 67 Konstytucji.
Wobec powyższego Rzecznik zwrócił się z prośbą o odniesienie się do wskazanych uwag dotyczących skutecznego udostępnienia dokumentacji osobowo-płacowej, w szczególności zaproponowania podjęcia środków zaradczych w sytuacji problemów z wyegzekwowaniem przedmiotowej dokumentacji.