Sprawy generalne Rzecznika Praw Obywatelskich

Wystąpienie do Marszałka Województwa i Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie udostępniania dokumentacji osobowo-płacowej przez archiwa państwowe.

Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpływają skargi dotyczące stosowania przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które dotyczą m.in. udostępniania dokumentacji osobowo-płacowej przechowywanej przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie przechowywania tej dokumentacji.

Skarżący zwracają uwagę na problem z udostępnianiem dokumentacji osobowej i płacowej, która jest niezbędna do przedłożenia ZUS w celu nabycia w większym wymiarze świadczenia emerytalnego. Obowiązujące przepisy, tj. art. 15 ust. 2a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w zw. z § 28 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe przewidują bowiem, że do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego należy przedstawić poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię dokumentów dotyczących okresów składkowych i nieskładkowych, a także wysokości wynagrodzenia, przychodu, dochodu i uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń wydawanych przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. W sytuacji, gdy nie można ustalić/udowodnić podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy, za podstawę wymiaru składek przyjmuje się zaś kwotę minimalnego wynagrodzenia pracowników. Jak wynika z sygnalizowanych Rzecznikowi problemów, czas rozpatrywania wniosków o udostępnienie tej dokumentacji jest niekiedy znacznie wydłużony.

RPO podkreślił, że dostęp do zgromadzonych przez podmioty uprawnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, dokumentów, powinien zostać umożliwiony bez zbędnej zwłoki. Należy bowiem wskazać, że prawo dostępu do dokumentów i zbiorów danych jest prawem gwarantowanym w art. 51 ust. 3 Konstytucji.

W opinii Rzecznika system przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, od uzyskania której uzależniona jest wysokość świadczenia emerytalnego, nie jest w pełni skuteczny i w konsekwencji prowadzi do nierównego traktowania osób ubezpieczonych - na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którym ta możliwość została ograniczona lub odebrana, co należy uznać za niezgodne z art. 32 w związku z art. 67 Konstytucji.

Wobec powyższego Rzecznik zwrócił się z prośbą o odniesienie się do wskazanych uwag dotyczących skutecznego udostępnienia dokumentacji osobowo-płacowej, w szczególności zaproponowania podjęcia środków zaradczych w sytuacji problemów z wyegzekwowaniem przedmiotowej dokumentacji.

 

Wystąpienie dołączone do tego dokumentu:

Data odpowiedzi:

Opis odpowiedzi:

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w piśmie z 25 października 2022 r. wyjaśnił, że przedstawiony przez Rzecznika problem nie dotyczy działalności usługowej archiwów państwowych, lecz przechowywania dokumentacji w trybie administracyjnym lub na podstawie orzeczenia sądu. Archiwa Państwowe zaprzestały świadczenia usług polegających na przechowywaniu dokumentacji niearchiwalnej, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, w II połowie 2017 r. Jeśli chodzi o zarzut długiego oczekiwania osób uprawnionych na dostęp do dokumentacji zatrudnienia i wynagrodzenia, przechowywanej pierwotnie przez Przedsiębiorstwo Specjalistyczne „A.” Sp. z o.o., a następnie przejętej przez Archiwum Państwowe w Gdańsku, Dyrektor poinformował, że przyczyna tego stanu rzeczy nie leży po stronie archiwum państwowego, które de facto przywraca wskazaną dokumentację do stanu umożliwiającego korzystanie z niej. Zaniedbania jakich dopuścił się prywatny podmiot znacząco rzutują obecnie na wizerunek Archiwum Państwowego w Gdańsku, jak również całej sieci Archiwów Państwowych. Ponadto z uwagi na brak środków ewidencyjnych i pozostałe zaniedbania, których dopuściła się ww. spółka, nie można jednoznacznie stwierdzić kompletności dokumentacji przejętej przez Archiwum Państwowe w Gdańsku. Archiwum Państwowe w Gdańsku wraz z porządkowaniem akt na bieżąco realizuje wnioski klientów, z czego priorytetowo traktowane są wnioski nadsyłane przez sądy pracy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W pozostałych sprawach Archiwum kieruje się zasadą realizacji wniosków zgodnie z kolejnością ich wpływu. Dyrektor zaznaczył, że główną misją Archiwów Państwowych jest z mocy ustawy sprawowanie opieki nad materiałami archiwalnymi (narodowym zasobem archiwalnym). Zasadniczo, dokumentacja pracownicza nie stanowi materiałów archiwalnych. Posiada ona krótkotrwałe znaczenie praktyczne i po okresie jej przechowywania podlega brakowaniu. Pod względem kompetencyjnym, organami właściwymi w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, włącznie z zagadnieniami dowodów zatrudnienia i zarobków, są przede wszystkim minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, minister właściwy do spraw pracy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych.