Sprawy generalne Rzecznika Praw Obywatelskich

Wystąpienie do Minister Rodziny i Polityki Społecznej oraz Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie naruszeń praw osób starszych w zakresie udostępniania dokumentacji osobowo-płacowej.

Do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich zwróciła się obywatelka, która skarżyła się na wyjątkowo długi czas (ponad 2 lata) oczekiwania na udostępnienie jej dokumentacji płacowej. Problem zaistniał, ponieważ dokumentacja ta przechowywana była przez prywatną firmę, która w pewnym momencie przestała wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ostatecznie zasoby znajdujące się w pieczy firmy zostały przejęte przez Archiwum Państwowe. Zanim zostały one udostępnione obywatelom, archiwiści musieli poddać je pracochłonnemu procesowi porządkowania i konserwacji - w wyniku nierzetelnego przechowywania dokumenty były pomieszane i skażone czynnikami mikrobiologicznymi.

Na kanwie tej sprawy i wyjaśnień odpowiedzialnych organów Rzecznik dostrzegł, że w przypadku nieprawidłowego działania przedsiębiorców przechowujących dokumenty, organy nadzorujące ich działalność mają ograniczone możliwości działania. Czynności zmierzające do przejęcia dokumentacji są obarczone przeszkodami proceduralnymi, a przywracanie nieodpowiednio przechowywanych przez długi czas dokumentów dodatkowo opóźnia moment przekazania ich obywatelom.

W ocenie Rzecznika należy podjąć działania mające na celu zagwarantowanie osobom starszym starającym się o świadczenia emerytalne dostępu do przedmiotowych dokumentów w tym zapewnienia nieprzerwanego dostępu do wymaganej dokumentacji. RPO pozytywnie odniósł się m.in. do propozycji wprowadzenia regulacji dotyczących obowiązku sprawozdawczego nałożonego na przedsiębiorców, który ułatwiłby kontrolę nad przejęciem przechowywanej dokumentacji przez organy nadzoru, w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę, w tym ułatwiłby ustalenie nowego miejsca przechowywania dokumentów.

Zdaniem Rzecznika niezwykle ważne jest właściwe zabezpieczenie dokumentacji osobowo-płacowej i jej przejęcie, w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę lub zawieszenia jej prowadzenia.

RPO zwrócił także uwagę na problem z dostępem do dokumentacji osobowo-płacowej niezbędnej do nabycia prawa do emerytury, wskazując na potrzebę wprowadzenia zmian w rozporządzeniu z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe.

Wobec powyższego Rzecznik zwrócił się do Ministrów z prośbą o odniesienie się do przedstawionych uwag, a także propozycji zmian w zakresie obowiązujących przepisów dotyczących czasowego przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców.

 

Wystąpienie dołączone do tego dokumentu:

Data odpowiedzi:

Opis odpowiedzi:

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego w piśmie z 16 marca 2023 r. wskazał, że główna misja archiwów państwowych polega na gromadzeniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu świadectw dziejów polskiego społeczeństwa i państwa, a dokumentacja osobowo-płacowa pracodawców nie stanowi co do zasady materiałów archiwalnych, wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego, który podlega wieczystemu zachowaniu. Obowiązki związane z czasowym przechowywaniem dokumentacji osobowo-płacowej zostały przypisane archiwom jako działania dodatkowe i interwencyjne w sytuacjach wyjątkowych, tj. zagrożenia zniszczeniem akt pracowniczych. Ustawodawca kierował się w tym przypadku troską o interes społeczny i zdecydował o przejmowaniu, w określonych skrajnych sytuacjach, przez budżet państwa realizacji obowiązków spoczywających na innych podmiotach (przechowawcach i pracodawcach). Biorąc powyższe pod uwagę i mając na względzie ustawowe zadania archiwów państwowych w zakresie działalności archiwalnej, w tym zadania związane z interwencyjnym wspieraniem systemu przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej Minister zapewnił, że archiwa państwowe dokładają należytej staranności w zakresie udostępniania dokumentacji osobowej i płacowej. Zauważył również, że znaczący obszar kwestii funkcjonowania systemu przechowywania tej dokumentacji pozostaje poza kompetencjami Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a znajduje się w zakresie działu administracji rządowej: praca i zabezpieczenie społeczne.