wystąpienie do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie problemów z dostępem do dokumentów zmarłych bliskich z dnia 2025-08-11.
wystąpienie do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie problemów z dostępem do dokumentów zmarłych bliskich.
Do Biura RPO wpłynęły wnioski wskazujące na ograniczoną możliwość uzyskania dostępu do historycznych dokumentów ewidencji ludności osób zmarłych przez ich najbliższych. Z analizy wniosków wynika, że choć przepisy dają możliwość wnioskowania o dostęp do historycznych dokumentów ewidencji ludności osób zmarłych ze względów genealogicznych, to w praktyce skorzystanie z tej możliwości jest utrudnione.
Rzecznik zwrócił uwagę na problem, który polega na skutecznym wykazaniu interesu prawnego wnioskodawców, co w wielu przypadkach może okazać się niemożliwe. W orzecznictwie wskazuje się, że interes prawny powinien mieć swoje oparcie w konkretnej normie prawa materialnego. Chociaż prawo do kultu pamięci po zmarłych jest uznawane w polskim prawie za dobro osobiste, to jego zidentyfikowanie nie stanowi jeszcze dostatecznej podstawy do wykazania istnienia interesu prawnego w postępowaniach z art. 75 ust. 3 pkt 3 ustawy o dowodach osobistych. Interes prawny jest kategorią odrębną i samoistną, wyrażającą związek materialnoprawny pomiędzy obowiązującą normą prawną a sytuacją prawną danej osoby. W związku z tym wnioskodawcy muszą wywodzić, że np. bez dostępu do określonych dokumentów nie mogą w pełni kultywować pamięci o swoich zmarłych krewnych. Zidentyfikowane w takim kontekście dobro osobiste może, ale nie musi stać się podstawą do stwierdzenia zaistnienia w sprawie interesu prawnego w rozumieniu art. 75 ust. 3 pkt 3 ustawy o dowodach osobistych. W konsekwencji w postępowaniach tych za niewystarczające uznać należy – jakkolwiek najściślej związane z rzeczywistą wolą wnioskodawców – dążenie do odtworzenia historii rodziny, gdyż to jest objęte interesem faktycznym.
Ponadto analiza wniosków wskazuje, że problemem jest przede wszystkim to, że organy stosujące omawiane przepisy interpretują je w sposób, który prowadzi do niejednolitych decyzji organów oraz zróżnicowania na ich tle orzecznictwa sądów administracyjnych.
Negatywnie kształtuje to sytuację prawną jednostki. Zmniejsza zaufanie do państwa i prawa, choćby z tego względu, że obywatele w toku poszukiwania swojej tożsamości historycznej są zmuszeni wdawać się w postępowania z organami władzy publicznej w sprawach o wydanie dokumentów dotyczących np. swoich rodziców. W ocenie Rzecznika należy rozważyć wprowadzenie regulacji różnicującej przesłanki dostępu do dokumentów z mocy prawa dla bliskich krewnych (np. małżonków, wstępnych, zstępnych, rodzeństwa) od przesłanek dostępu dla dalszych krewnych, dla których konieczne byłoby uzależnienie dostępu od wykazania np. interesu prawnego. Ponadto dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu także ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych. W tzw. kopertach dowodowych mogą znajdować się dokumenty zawierające dane innych osób. Wymaga to odrębnej regulacji ograniczającej dostęp, aby nie naruszać dóbr osobistych oraz prawa do prywatności tychże osób. Zasadne jest zatem wprowadzenie procedur i kryteriów dostępu, które będą chroniły wskazane dobra, m.in. uwzględniając ryzyko konfliktu interesów między różnymi grupami uprawnionych i umożliwiając wyważenie ich praw w odpowiedniej procedurze i z zachowaniem ochrony danych osobowych.
W związku z powyższym Rzecznik uważa za niezbędne podjęcie prac legislacyjnych w celu wprowadzenia do krajowego porządku prawnego przesłanek, które jednoznacznie określają warunki dostępu do historycznych dokumentów ewidencji ludności osób zmarłych, zwłaszcza przez ich najbliższych. Rzecznik poprosił o zajęcie stanowiska w sprawie postulatu zmiany wskazanych przepisów zgodnie z przedstawionymi uwagami.