Sprawy generalne Rzecznika Praw Obywatelskich

1. W sprawie opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji płacowej.

Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku ZUS Rp-7 lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy o okresach ubezpieczenia i osiąganych w tych okresach wynagrodzeniach. Zaświadczenia zawierające wysokość osiąganych wynagrodzeń lub dochodu powinny być wystawione przez pracodawcę na podstawie dokumentacji płacowej. Zgodnie z art. 121 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wyciągi z akt stanu cywilnego, zaświadczenia wydawane w celu ustalenia uprawnień do świadczeń oraz pisma o wydanie tych dokumentów są wolne od opłat. Osoba nie mająca możliwości uzyskania wskazanych dowodów może przedłożyć organowi rentowemu kopie dokumentacji płacowej sporządzone przez archiwum lub inne instytucje przechowujące dokumentację danego zakładu pracy bądź prywatne firmy przechowalnicze. Od 1.04.2003 r. przedsiębiorcy, archiwa państwowe oraz Stowarzyszenie Archiwistów Polskich mogą wykonywać działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania. Maksymalna wysokość opłat została określona w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 14.07.2003r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. Część osób zmuszona do ponoszenia tego typu opłat kwestionuje w skargach do Rzecznika ich legalność, powołując się na art. 121 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wydaje się, że tego typu wątpliwości nie powstałyby, gdyby przepis ten uległ odpowiedniej modyfikacji w ramach przeprowadzonej w 2002r. zmiany przepisów regulujących działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Inf. 1-3/2004, str. 24

 

Wystąpienie dołączone do tego dokumentu:

Data odpowiedzi:

Opis odpowiedzi:

1. Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej (15.02.2004 r.) poinformował, że resort nie widzi konieczności zmiany przepisu art. 121 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Zapis ust. 1 tego przepisu odnosi się do zaświadczeń wydawanych dla potrzeb emerytalno-rentowych przez pracodawców i ich następców prawnych, którzy przechowują dokumentację płacową na innych zasadach niż prowadzenie działalności gospodarczej. Archiwum przy zakładzie pracy prowadzone na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma prawo, zdaniem resortu, pobierać opłaty za wydawane kopie i odpisy przechowywanych dokumentów. Natomiast pracodawcy i ich następcy prawni, w przypadku których przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracowników nie stanowi podstawowej działalności, nie powinni pobierać opłat za zaświadczenia wydawane pracownikom dla potrzeb emerytalno-rentowych.
nf. 1-3/2004, str. 25